مبحث کنترل هزینه در رستوران در واقع امری مهم و حائز اهمیت در مدیریت یک رستوران است. هزینه هایی که ممکن است از چشم بیوفتند و یا از دید ما آنقدر ناچیز به نظر بیایند که اصلا هزینه محسوب نشوند، اما واقعیت چیز دیگریست. کوچک ترین چیز ها زیر سایه زمان و پیوستگی، اثری قابل توجه از خود به جای میگذارند. اثراتی که شاید در دیدگاه اولیه و سرسری، ناچیز و بی اهمیت جلوه کنند اما بررسی دقیق آنها مارا به سوی این حقیقت سوق میدهد که کانال های نشتی هزینه های سازمان ما از تجمیع همین موارد بوجود می آیند. در این مقاله سعی دارم تا به بررسی برخی از آنها بپردازم و راهکار هایی را جهت جلوگیری و یا اصلاح آنان ارائه دهم.
- 1. ضایعات مواد اولیه (Food Waste)
ضایعات مواد اولیه یکی از بزرگترین منابع هدررفت سرمایه در رستورانهای بزرگ است. این نشتی زمانی اتفاق میافتد که مواد خریداریشده قبل از تبدیل شدن به محصول قابل فروش از چرخه مصرف خارج شوند. فساد مواد غذایی، آمادهسازی بیش از نیاز، نگهداری نامناسب و پیشبینی اشتباه تقاضا از مهمترین عوامل ایجاد ضایعات هستند. از دیدگاه مالی، ضایعات تنها به معنای از دست رفتن بهای خرید مواد نیست، بلکه هزینههای حمل، نگهداری، نیروی انسانی و انرژی مصرفشده روی آن مواد نیز از بین میرود. کنترل ضایعات میتواند به تنهایی چندین درصد سود خالص رستوران را افزایش دهد.
نشانهها
- دورریز سبزیجات، گوشت و مواد فاسدشدنی
- پخت بیش تر از حد نیاز
- انقضای مواد در انبار
- برگشت غذا از سمت مشتری
- اختلاف بین مصرف واقعی و مصرف استانداردی که تعریف شده است
- آماده سازی غیر اصولی و بی خس کردن نا درست مواد پروتئینی
- افزایش ناگهانی سفارش خرید بدون رشد یا پیش بینی صحیح فروش
راهکارها
- اجرای FIFO
- ثبت روزانه ضایعات
- تحلیل هفتگی اقلام دورریز
- بررسی و تحلیل ضایعات در هفته
- تعیین هدف کاهش ضایعات برای هر سرآشپز
- استفاده از نرمافزار کنترل موجودی و تاریخ انقضا
- طراحی منوی ویژه برای مصرف مواد نزدیک به انقضا
- 2. سرقت و سوءاستفاده داخلی
سرقت و سوءاستفاده داخلی یکی از پنهانترین و خطرناکترین نشتیهای مالی در رستورانها محسوب میشود، زیرا معمولاً در گزارشهای عادی مالی بهراحتی قابل شناسایی نیست. این موضوع میتواند شامل خروج غیرمجاز مواد اولیه، فروش ثبتنشده، دستکاری فاکتورها، مصرف شخصی کارکنان یا تبانی با تأمینکنندگان باشد. در بسیاری از موارد، این نوع نشتی به تدریج و در مقادیر کم رخ میدهد اما در پایان سال به مبالغ قابل توجهی تبدیل میشود. وجود کنترلهای داخلی مؤثر، شفافیت فرآیندها و نظارت مستمر برای جلوگیری از این نوع زیان ضروری است.
نشانهها
- خروج مواد بدون ثبت
- فروش نقدی بدون فاکتور
- مصرف شخصی کارکنان
- مغایرت حساب مکرر صندوق
- افزایش غیرعادی کسری موجودی
- لغو زیاد فاکتورهای فروش
- افزایش تعداد غذاهای رایگان ثبتشده
راهکارها
- دوربین در انبار و صندوق
- شمارش ناگهانی موجودی
- سیستم POS یکپارچه
- انبارگردانی به صورت دوره ای ثابت
- اعمال محدودیت ها برای مکان های حساس
- گزارش روزانه مغایرت صندوق و تحلیل و بررسی آن
- ممیزی برنامهریزی شده توسط واحد تضمین کیفیت
- 3. خرید غیر اقتصادی
خرید غیر اقتصادی زمانی رخ میدهد که سازمان مواد و کالاهای موردنیاز خود را با قیمت بالاتر از ارزش واقعی، کیفیت نامناسب یا شرایط نامطلوب خریداری کند. این مشکل میتواند ناشی از نبود رقابت بین تأمینکنندگان، ضعف در مذاکرات، خریدهای اضطراری یا عدم تحلیل بازار باشد. از دیدگاه مالی، هر درصد افزایش غیرضروری در قیمت خرید مستقیماً حاشیه سود رستوران را کاهش میدهد. به همین دلیل مدیریت خرید باید بر پایه داده، ارزیابی مستمر تأمینکنندگان و تحلیل هزینه تمامشده انجام شود.یکی از دامهای رایج در فرآیند تأمین کالا، خرید تکانشی است(مقاله خرید تکانشی را میتوانید در سایت متمم مطالعه کنید). برای کاهش هزینههای عملیاتی، مدیریت خرید باید بر پایه ارزیابی مستمر تأمینکنندگان و تحلیل هزینه تمامشده انجام شود تا از خریدهای هیجانی جلوگیری گردد.
نشانهها
- خرید از تأمینکنندگان گران
- خریدهای اضطراری
- نبود قرارداد بلندمدت
- نوسان شدید قیمت خرید
- وابستگی به یک تأمینکننده
- افزایش هزینه خرید نسبت به تورم بازار
- شکایات مکرر از کیفیت مواد خریداریشده
راهکارها
- ارزیابی ماهانه تأمینکنندگان
- مناقصه خرید
- قرارداد بلند مدت
- ایجاد بانک تأمینکنندگان جایگزین
- تحلیل قیمت بازار بهصورت هفتگی
- خرید تجمیعی برای دریافت تخفیف و یا شرایط پرداخت متفاوت
- شاخص امتیازدهی تأمینکنندگان
- 4. کنترل ضعیف انبار
انبار قلب زنجیره تأمین رستوران است و هرگونه ضعف در کنترل آن میتواند منجر به زیانهای مالی گسترده شود. موجودی بیش از حد باعث بلوکه شدن سرمایه و افزایش احتمال فساد مواد میشود، در حالی که کمبود موجودی میتواند منجر به از دست رفتن فروش و نارضایتی مشتریان گردد. همچنین ثبت نادرست ورود و خروج کالا زمینه بروز سرقت و اختلاف موجودی را فراهم میکند. مدیریت علمی انبار نقش مهمی در حفظ نقدینگی، کاهش هزینهها و افزایش کارایی عملیاتی دارد.
نشانهها
- موجودی بیش از حد استاندارد تعیین شده
- کمبود ناگهانی کالا
- وجود مواد تاریخگذشته
- مغایرت موجودی فیزیکی و سیستمی
- نبود چیدمان استاندارد
- ثبت ناقص ورود و خروج کالا
- افزایش دفعات خرید فوری
راهکارها
- تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی
- نقطه سفارش مجدد بر اساس استاندارد تعیین شده
- انبارگردانی ماهانه و بررسی و تحلیل گزارش آن
- بارکدگذاری اقلام
- استانداردسازی محل نگهداری کالا
- تعریف مسئول مستقیم برای هر انبار
- رعایت اصول FIFO و FEFO
- 5. پرسنل مازاد و بهرهوری پایین
هزینه نیروی انسانی معمولاً پس از مواد اولیه، دومین هزینه بزرگ رستورانها محسوب میشود. زمانی که تعداد کارکنان بیشتر از نیاز واقعی باشد یا بهرهوری آنها پایین باشد، بخشی از درآمد رستوران بدون ایجاد ارزش افزوده مصرف میشود. این مشکل میتواند ناشی از برنامهریزی نامناسب شیفتها، توزیع نادرست وظایف یا نبود آموزش کافی باشد. هدف مدیریت منابع انسانی در رستوران باید دستیابی به تعادل میان کیفیت خدمات، رضایت کارکنان و کنترل هزینههای پرسنلی باشد.
نشانهها
- تعداد زیاد نیرو در ساعات کممشتری
- اضافهکاری بالا و بدون نیاز
- وجود وظایف موازی برای افراد
- زمان بیکاری زیاد کارکنان و عدم تعیین شرح وظایف صحیح
- کاهش فروش سرانه کارکنان
- تجمع بی دلیل و بدون نیاز نیرو در یک بخش
- افزایش هزینه حقوق بدون رشد فروش یا رشد فردی
راهکارها
- زمانسنجی فرآیندهای عملیاتی و بررسی روال انجام آنها
- برنامهریزی شیفت براساس فروش و شلوغی شیفت
- آموزش چندمهارتی بودن
- تحلیل فروش به ازای هر نفر
- تحلیل سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان
- استفاده از نیروهای شناور در ساعات اوج
- 6. پورشن نامنظم غذا (Portion Control)
کنترل نامناسب اندازه پرس غذا یکی از رایجترین دلایل افزایش هزینه مواد اولیه در رستورانها است. زمانی که هر آشپز به سلیقه خود مقدار مواد مصرف کند، هزینه واقعی تولید غذا از مقدار برنامهریزیشده فراتر میرود. این موضوع علاوه بر افزایش بهای تمامشده، موجب نوسان کیفیت و نارضایتی مشتریان نیز میشود. استانداردسازی دستور پخت و کنترل مقدار مواد مصرفی از مهمترین ابزارهای حفظ سودآوری در کسبوکار رستورانی است.
نشانهها
- تفاوت حجم غذا در سفارشهای مشابه
- افزایش فود کاست
- شکایت مشتری از اندازه غذا
- کاهش حاشیه سود برخی آیتمها
- مصرف بیشتر مواد نسبت به استاندارد
- اختلاف عملکرد آشپزها
- نوسان شدید هزینه مواد اولیه
راهکارها
- دستور پخت استاندارد و ایزو نویسی
- استفاده از ترازو در خط تولید
- آموزش استاندارد و مستمر پرسنل آشپزخانه
- استفاده از پیمانههای استاندارد
- ممیزی روزانه پرس غذا
- تصویربرداری از نمونه استاندارد غذا
- 7. منوی غیراقتصادی
بسیاری از رستورانها تصور میکنند هر غذایی که فروش بالایی دارد الزاماً سودآور است، در حالی که این موضوع همیشه درست نیست. برخی آیتمهای منو با وجود فروش زیاد، حاشیه سود بسیار کمی دارند و حتی ممکن است منابع زیادی را مصرف کنند. منوی غیراقتصادی باعث افزایش پیچیدگی عملیات، رشد ضایعات و کاهش بازدهی آشپزخانه میشود. تحلیل منظم سودآوری هر آیتم و بهینهسازی ترکیب منو از مهمترین اقدامات مدیریتی برای افزایش سود است.
نشانهها
- فروش بالا با سود پایین
- وجود آیتمهای کمفروش در منو
- پیچیدگی و تنوع بیش از حد منو
- مواد اولیه خاص با مصرف کم
- زمان آمادهسازی طولانی
- تعداد زیاد آیتمهای مشابه
- افزایش ضایعات ناشی از تنوع زیاد
راهکارها
- مهندسی منو
- حذف آیتمهای زیانده و کم سود
- افزایش قیمت هوشمندانه
- بازطراحی چیدمان و بخش بندی منو
- معرفی و پرزنت ویژه تر آیتمهای پرسود
- کاهش تعداد آیتمهای کمبازده
- بررسی فصلی سود هر غذا
- 8. مصرف بالای انرژی و تأسیسات
هزینههای انرژی در رستورانهای بزرگ سهم قابل توجهی از هزینههای عملیاتی را تشکیل میدهد. تجهیزات سرمایشی، گرمایشی، تهویه، روشنایی و تجهیزات پخت در صورت نگهداری نامناسب میتوانند مصرف انرژی را به شدت افزایش دهند. از آنجا که این هزینهها بهصورت تدریجی ایجاد میشوند، معمولاً کمتر مورد توجه قرار میگیرند. مدیریت انرژی علاوه بر کاهش هزینهها، عمر تجهیزات را افزایش داده و پایداری عملیاتی مجموعه را بهبود میبخشد.
نشانهها
- قبضهای سنگین انرژی
- کارکرد دائمی تجهیزات بدون توجه به خروجی
- هدر رفت انرژی مانند نشتی آب
- روشن ماندن تجهیزات بلااستفاده
- خرابی مکرر سیستم سرمایش و یا گرمایش
- دمای نامناسب یخچالها و فریزر ها
- افزایش هزینه تعمیرات تأسیسات
راهکارها
- ممیزی انرژی و اندازه گیری صحیح
- نگهداری پیشگیرانه، برای جلوگیری از تولید هزینه اضافه
- استفاده از سنسورها و تجهیزات هوشمند
- استفاده از تجهیزات کممصرف با بازدهی بالا
- پایش روزانه مصرف انرژی و ارزیابی تجهیزات و دستگاه ها
- آموزش کارکنان در مدیریت و استفاده بهینه از انرژی
- برنامه خاموشی تجهیزات غیرضروری و استفاده مفید و کاربردی از آنها
- 9. خرابی تجهیزات و تعمیرات اضطراری
خرابی تجهیزات علاوه بر هزینه مستقیم تعمیرات، هزینههای غیرمستقیم فراوانی نیز به رستوران تحمیل میکند. توقف تولید، از بین رفتن مواد اولیه، تأخیر در سرویسدهی و نارضایتی مشتریان تنها بخشی از پیامدهای این مشکل هستند. بسیاری از خرابیهای پرهزینه نتیجه نبود برنامه نگهداری پیشگیرانه است. از دیدگاه تضمین کیفیت، نگهداری تجهیزات باید یک سرمایهگذاری برای جلوگیری از زیانهای بزرگتر تلقی شود.
نشانهها
- توقف عملیات آشپزخانه با بروز اختلالات در عملیات آن
- خرابی مکرر فریزرها، یخچال ها، تجهیزات، وسایل و…
- افزایش هزینه تعمیرات
- شکایت کارکنان از عملکرد و خروجی تجهیزات
- افزایش دفعات تماس با تعمیرکار و مسئول تاسیسات
- کاهش کیفیت محصول یا خدمات نهایی
- از دست رفتن مواد اولیه
راهکارها
- نگهداری و تعمیرات پیش گیرانه منظم
- چکلیست روزانه
- ثبت تاریخچه خرابی
- برنامه تعویض تجهیزات فرسوده و یا قطعات فرسوده آنها
- ذخیره و انبار قطعات یدکی حیاتی
- ارزیابی ماهانه وضعیت تجهیزات
- شاخصبندی نرخ خرابی تجهیزات
- 10. شکایات مشتری و کیفیت پایین خدمات
شکایات مشتریان معمولاً آخرین حلقه زنجیره مشکلات عملیاتی رستوران هستند. هر شکایت میتواند نشانهای از ضعف در کیفیت غذا، سرعت سرویس، رفتار کارکنان یا فرآیندهای داخلی باشد. هزینه واقعی شکایت تنها به تعویض غذا یا ارائه تخفیف محدود نمیشود؛ بلکه از دست رفتن مشتریان وفادار، کاهش اعتبار برند و انتشار بازخوردهای منفی نیز از پیامدهای آن است. سازمانهایی که شکایات را بهعنوان فرصت بهبود میبینند، معمولاً عملکرد مالی پایدارتری دارند.
نشانهها
- برگشت غذا
- تخفیفهای اجباری
- کاهش مشتریان وفادار
- امتیاز پایین در نظرسنجیها
- نظرات منفی در مدیریت ارتباط مشتریان
- افزایش زمان انتظار مشتری
- افزایش تعداد شکایات شفاهی
راهکارها
- پایش و بررسی رضایت مشتری
- تحلیل علت ریشهای شکایات و حل آنها
- ممیزی کیفیت خدمات
- آموزش رفتار حرفهای کارکنان
- استانداردسازی زمان سرویسدهی و سیستم آشپزخانه
- سیستم ثبت و پیگیری شکایات
- تماس با مشتریان ناراضی برای بازیابی اعتماد و حل مشکل مطرح شده
جمع بندی
به طور کلی نگاه کنترل و کاهش هزینه باید به طور مستمر و پیوسته در خط مشی فکری مدیران و کارکنان کلیدی و نیروهای زیرمجموعه آنها جاری باشد. چرا که محقق شدن این امر وابسته به تلاش گروهی و کوشش فردی در تمام ارکان های یک رستوران است و محدود به تعداد خاصی از نفرات نمیشود. این که فردی به طور مداوم عملکرد خود و تیمش را آنالیز کند و ذهنیت کنترل هزینه را مبنای کار خود قرار دهد بایستی یه عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی جای گیرد. توجه و اهمیت به نکات ریز و نشتی های کوچک بایستی با اهمیت شمرده شوند چرا که تجمیع آنها و احتسابشان در بلند مدت میتواند هزینه بسیار زیادی به سازمان ما تحمیل کند.
توجه و اهمیت به نکات ریز و نشتیهای کوچک بایستی با اهمیت شمرده شوند چرا که تجمیع آنها و احتسابشان در بلند مدت میتواند هزینه بسیار زیادی به سازمان ما تحمیل کند. برای درک عمیقتر چالشهای مدیریتی، پیشنهاد میکنیم مقاله تخصصی ما درباره چرا رستورانها شکست میخورند را نیز مطالعه کنید تا با سایر دغدغههای حیاتی این صنعت آشنا شوید.
نویسنده
گردآورنده
دیدگاهتان را بنویسید